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Le assemblee mediante mezzi di telecomunicazione prima e dopo il Covid

Paolo-Maria Smirne

La sempre più rapida evoluzione tecnologica e il distanziamento imposto dalla pandemia hanno causato un utilizzo intenso della comunicazione a distanza, in ogni ambito della vita sociale ed economica. Non fanno eccezione le società, al cui interno è richiesta la interazione di un numero potenzialmente elevato di soci. Lo studio analizza le assemblee svolte mediante telecomunicazione nelle società di capitali (non quotate). In merito, la riforma del 2003 ha segnato un passo di rilievo, avendo espressamente codificato la liceità del ricorso alla telecomunicazione, purché legittimata da una previsione statutaria. Lo studio si interroga anche sulla possibilità di utilizzo pur in assenza di espressa previsione statutaria e giunge a conclusione negativa sul punto. Affrontato il problema della ammissibilità, lo studio si concentra sulle modalità. In primo luogo, si interroga sull’impatto della telecomunicazione sulla tradizionale categoria giuridica della collegialità piena. Ciò in quanto le tecniche di comunicazione a distanza, a seconda delle concrete modalità con le quali vengano utilizzate, consentono di graduare la partecipazione del socio ed in particolare consentono di attenuare il lato attivo (i.e. intervento e sottoposizione di documenti) e/o passivo (i.e. ascolto e ricezione di documenti) della sua partecipazione. Queste attenuazioni dovute ai mezzi tecnologici, rilette alla luce delle categorie giuridiche, possono ad avviso di chi scrive portare a forme di partecipazione a distanza a collegialità attenuata (per le spa) o addirittura non collegiali (per la srl). In secondo luogo, lo studio si interroga sulla necessità della compresenza in ugual luogo fisico di almeno alcuni dei partecipanti all’assemblea, in special modo del presidente e del verbalizzante; pur dando conto di autorevole opinione contraria, ritiene preferibile la ricostruzione secondo la quale nessuna compresenza fisica sia richiesta, potendosi quindi l’assemblea svolgere, anche fuori dalle eccezionali previsioni delle norme Covid, interamente a distanza. In terzo luogo, coerentemente con quanto sopra, ritiene che anche la sottoscrizione del verbale possa avvenire senza alcuna compresenza di soggetti e precisamente: sottoscrizione o del solo notaio o di presidente e segretario (ma allora con tecniche di sottoscrizione a distanza). Viene quindi smentita la ricostruzione secondo la quale il verbale dovrebbe per forza essere redatto con modalità differita, al fine di consentire la sottoscrizione in tempi diversi di presidente e segretario.

Parole chiave: telecomunicazione; teleconferenza; collegialità; verbale di assemblea

Shareholders’ meetings held with the use of telecommunication means before and after Covid

The increasingly rapid technological evolution and the social distancing brought by the pandemic have given way to an intense use of remote communication in every field of the social and economic life. Companies make no exception, since they imply the interaction of a potentially elevated number of shareholders. The study analyses shareholders’ meetings held with the use of telecommunication means in non-listed companies. The legislative reform of 2003 has marked a significant step, having expressly codified the use of telecommunication means, if allowed for by the bylaws. The study expresses a negative opinion on the possibility of using telecommunication techniques in the absence of an opt-in provision contained in the bylaws. After having analysed feasibility, the study focuses on the methods. Firstly, it focuses on the impact of telecommunication on the traditional category of full collegiality. Indeed, telecommunication techniques, depending on the concrete ways in which they are used, make it possible to vary the intensity of the shareholder’s participation, both on the active side (i.e. speaking and submitting documents) and passive side (i.e. hearing and receiving documents). These technological attenuations, if read through juridical categories, allow in my opinion forms of remote communication that call for a weakened collegiality (for the Plc) or even the absence of it (for the Ltd). Secondly, the study focuses on weather some of the members of the meeting must be physically present in the same place, i.e. the chairman and the secretary taking the minutes; the study concludes that no physical presence is required, even though there is amongst scholars a contrary opinion: so, even outside of the exceptional Covid provisions, meetings can be held in a totally remote way. Thirdly, in coherence with the above-mentioned conclusion, the study concludes that the signing of the minutes of the meeting can occur without any physical contact, namely either with only the signing of the notary public, or with the signing of both the chairman and the secretary (but, in this case, with techniques of remote signing). This rebuts the opinion that states, instead, that the minutes must in case of remote meeting be formalized after the meeting, to allow for the non-simultaneous signature of the chairman and of the secretary.

Keywords: telecommunication; teleconference; collegiality method; minutes of the shareholders’ meeting

Sommario:

1. La possibilità di avvalersi dei mezzi di telecomunicazione per le assemblee delle società di capitali e cooperative. - 1.2. La disciplina della spa dopo il 2003. - 1.3. La disciplina della srl dopo il 2003. - 1.4. La disciplina della cooperativa dopo il 2003. - 2. L’ammissibilità del ricorso ai mezzi di telecomunicazione anche in mancanza di espressa previsione statutaria? - 2.2. La tesi letterale prevalente nel regime ordinario. - 2.3. La tesi minoritaria evolutiva nel regime ordinario. - 2.4. Conclusioni sul punto. - 3. Il ricorso agli strumenti di telecomunicazione e le deroghe alla collegialità? - 3.1 …l’assemblea in teleconferenza a collegialità attenuata nella spa. - 3.2. …l’assemblea in teleconferenza a collegialità attenuata nella srl. - 4. La necessaria compresenza di soggetti in fase di assemblea? - 4.1 … degli altri soggetti? - 4.2 … di presidente e verbalizzante? - 5. Tecniche di verbalizzazione e sottoscrizione del verbale. - 5.1. A legislazione ordinaria. - 5.2. Durante la pandemia. - NOTE


1. La possibilità di avvalersi dei mezzi di telecomunicazione per le assemblee delle società di capitali e cooperative.

1.1. La disciplina precedente rispetto alla riforma del 2003. Il diritto in generale è, come noto, regolamentazione di fenomeni reali; a sua volta il diritto societario, nel suo ambito particolare, è costituito dall’in­sieme di norme volte a dare ordinata ed efficiente risposta proprio a quei fenomeni costituiti dai bisogni dell’imprenditore. Ben si comprende, pertanto, come il diritto delle società sia sempre stato piuttosto rapido nell’adattarsi alle nuove esigenze poste dalla realtà economica; e, di tali esigenze, l’evoluzione tecnologica costituisce uno dei motori che generano un’accelerazione sempre più marcata [1]. Scopo del presente lavoro è quello di analizzare l’impatto, su un’assemblea societaria, della – prima crescente ed oggi diffusa – disponibilità di mezzi di telecomunicazione; tenendo a mente che il quadro, oltre che per via del progresso tecnologico cui si accennava, ha subìto un’ulteriore impennata in forza della pandemia da Covid-19. Limitando le possibilità di contatto tra persone, infatti, si è improvvisamente reso imprescindibile il ricorso alle tecniche di comunicazione a distanza. La conclusione operativa [2], che qui si anticipa, è che a mio avviso l’evo­luzione e l’elaborazione sperimentate in tempo di pandemia non siano relegabili a mere vicende eccezionali, legate alla straordinarietà del periodo; esse costituiscono, in altre parole, non una parentesi che, una volta chiusa, porta alla restaurazione dell’ordine precostituito, bensì un patrimonio di esperienze da cui attingere per valutare quali aspetti siano legati alla eccezionalità del periodo (dunque destinati a cessare con l’auspicato termine della pandemia) e quali invece siano legati alla natura stessa della comunicazione a distanza, sì da essere oramai definitivamente acquisiti. Limitando il campo di indagine alle società di capitali ed alle cooperative, può osservarsi quanto segue. Nessuna norma del codice civile prevedeva espressamente il ricorso ai mezzi di telecomunicazione prima della riforma del diritto societario introdotta con il d.lgs. n. 6/2003. A) Quanto alle spa, infatti, l’art. 2370 c.c. nel testo in allora vigente non conteneva alcuna previsione in merito. Mancava cioè sia una previsione che espressamente consentisse, sia [...]

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1.2. La disciplina della spa dopo il 2003.

Per le società per azioni la possibilità di partecipare mediante mezzi di telecomunicazione è ora prevista nell’art. 2370 [8], con ciò recependo a livello normativo l’elaborazione dottrinale e giurisprudenziale dianzi cennata [9].

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1.3. La disciplina della srl dopo il 2003.

Per le srl il dato normativo è più complesso. Infatti, da un lato l’art. 2479 c.c. non contiene alcuna autonoma disciplina sulle assemblee per telecomunicazione; dall’altro, nemmeno si rinviene un rinvio all’art. 2370 c.c. Inoltre, è noto come, a seguito della riforma del 2003, la società a responsabilità limitata sia stata dotata di una più autonoma disciplina, sicché non può darsi per presunto [10] che, in caso di silenzio del Legislatore in tema di srl, valga l’estensione analogica di quanto previsto in tema di spa [11]. Piuttosto, tale estensione andrà di volta in volta dimostrata, basandosi sull’individuazione di un analogo assetto di interessi protetti [12]. Orbene, quanto agli interessi, può dirsi che in effetti il fine di permettere la più ampia partecipazione alla vita assembleare, mantenendo intatte le garanzie della collegialità, è un interesse che si riscontra tanto nella spa, quanto nelle srl. Inoltre, può osservarsi come detto interesse sia proprio: a) sia delle società a ristretta base di soci (dove lo strumento a distanza è più comodo, non dovendo resistere alla confusione generata da grandi numeri di persone collegate), b) sia di quelle a base sociale più ampia (dove la probabile più marcata dislocazione territoriale dei soci rende appetibile uno strumento che annulli le distanze). La conclusione è che nella srl, nonostante l’assenza di una previsione normativa espressa, è possibile che lo statuto preveda che l’assemblea si svolga mediante mezzi di telecomunicazione, ravvisandosi analoghi interessi protetti, e quindi analoga risposta dell’ordinamento, rispetto alle spa [13]. Conclusione, questa, che vale per tutti i diversi tipi in cui la srl può declinarsi, dalla srl chiusa fino a quella aperta (analogamente a quanto, del resto, vale per la spa). Conclusione, inoltre, che trova conferma anche nel maggior spazio riconosciuto alla autonomia contrattuale nella srl rispetto alla spa; sicché (salvo contraria dimostrazione) i soci hanno più flessibilità nell’organizzare i loro assetti interni, rispetto a quanta ne abbiano in una forma organizzativa più rigida qual è (di norma) la spa. Le considerazioni di cui sopra possono comunque trovare adeguato fondamento anche in una [...]

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1.4. La disciplina della cooperativa dopo il 2003.

Quanto alle cooperative, la possibilità di assemblee svolte con ricorso a mezzi di telecomunicazione si ricaverebbe, expressis verbis, dall’art. 2538, u.c. del codice civile. In realtà, come cercherò di dimostrare nel corso del presente paragrafo, a mio avviso la previsione normativa è limitata ad uno specifico caso, leggermente diverso dalla classica assemblea collegiale per teleconferenza; ipotesi, quest’ultima, da ritenersi comunque del tutto lecita (ma per generico ed analogico rinvio alle norme e/o interpretazioni in tema di spa o srl). Si osservi, infatti, come l’art. 2538 c.c. contenga una previsione in apparenza eccessiva: il voto può essere espresso «per corrispondenza, ovvero mediante altri mezzi di telecomunicazione. In tal caso [14] l’avviso di convocazione deve contenere per esteso la deliberazione proposta». Ora, se la previsione in oggetto ben si attaglia al voto per corrispondenza, essa meno bene si attaglia al caso (che però è anch’esso testualmente ed univocamente ricompreso nella locuzione “in tal caso” di cui sopra) della telecomunicazione. Pur tenendo a mente le caratteristiche delle cooperative [15], sembra in effetti eccessivo ritenere che non sia sufficiente informare preventivamente i soci a mezzo Ordine del Giorno e che, invece, occorra anche esplicitare in precedenza la delibera di cui si propone l’assunzione. La presenza del socio mediante mezzi di telecomunicazione consente in effetti di raggiungere piena informativa, equiparabile a quella raggiungibile in presenza: sicché non si spiegherebbe il motivo del dover anche preconfezionare la delibera proposta (il che, anzi, costituirebbe un limite al normale esplicarsi della libertà dell’assemblea). La risposta a tale apparente difficoltà logica si rinviene a mio avviso applicando un duplice criterio ermeneutico: quello storico e quello letterale. Il primo criterio (storico) permette di cogliere che il testo dell’art. 2532 c.c. pre riforma prevedeva già – in anticipo sui tempi e in linea con il carattere peculiare delle cooperative – il voto per corrispondenza. Per tale ipotesi, coerentemente, conteneva la previsione della previa stesura della delibera. Previsione logica, in quanto il voto per corrispondenza non può per definizione beneficiare del dibattito assembleare e deve quindi esprimersi su un [...]

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2. L’ammissibilità del ricorso ai mezzi di telecomunicazione anche in mancanza di espressa previsione statutaria?

2.1 Durante la fase emergenziale. Il testo del d.l. [22] è chiaro nello statuire che, vigente lo stato di emergenza, si possa far ricorso allo svolgimento, anche esclusivo, di assemblee mediante mezzi di telecomunicazione, anche “in deroga alle diverse disposizioni statutarie” e cioè sia in presenza di previsione statutaria contraria, sia in assenza di previsioni in merito [23].

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2.2. La tesi letterale prevalente nel regime ordinario.

L’art. 2370, quarto comma, c.c. statuisce: «Lo statuto può [24] consentire l’in­tervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione». Se tale previsione ha codificato espressamente la possibilità di ricorso alla telecomunicazione, la stessa ne ha però, almeno in apparenza, subordinato il ricorso alla esplicita previsione permissiva in sede statutaria. Tale è del resto la tesi prevalente, sulla scorta del criterio ermeneutico letterale [25].

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2.3. La tesi minoritaria evolutiva nel regime ordinario.

Tuttavia esiste tesi, minoritaria [26] ma evolutiva, secondo la quale il ricorso alla telecomunicazione sarebbe comunque sempre ammesso, anche in assenza di previsione statutaria ad hoc [27]. Il punto di partenza [28] dell’opinione in commento è rappresentato dalla costatazione che dottrina e giurisprudenza erano giunte ad ammettere il ricorso alla teleconferenza già prima della riforma del diritto societario del 2003 e quindi prima di una espressa previsione legittimante. Sicché sarebbe incoerente ritenere che la novella del 2003 – che intendeva riconoscere ciò che la prassi già conosceva e praticava – abbia in realtà finito non con l’ampliare, ma con il restringere il campo: subordinando cioè la liceità della teleconferenza all’espressa previsione statutaria (il che, prima del 2003 non veniva invece richiesto). Secondo tale ricostruzione, quindi, il senso della previsione normativa non sarebbe quello di subordinare, alla previa previsione statutaria, una partecipazione a distanza ad un’assemblea perfettamente collegiale [29]; bensì quello di permettere (su espressa previsione statutaria) il ricorso alla teleconferenza ove concretamente configurata come attenuazione del principio di collegialità. In altre parole, la tesi in oggetto osserva quanto segue. a) Da un lato, il ricorso alla telecomunicazione sarebbe ammesso anche in assenza di previsione statutaria: purché, però, configurato con modalità tali da consentire uguali diritti – di intervento (attivo) e di disamina ed ascolto (passivi) – al socio collegato ed al socio fisicamente presente. Tesi questa, che prende atto del fatto che, nel mondo attuale, la partecipazione fisica e quella virtuale ad una riunione consentono, se opportunamente strutturate, uguale fruizione, sicché non vi sarebbe motivo di dover espressamente autorizzare in statuto ciò che per sua natura costituisce null’altro che una modalità equivalente. In altre parole, se l’interesse sotteso è protetto in modo uguale, non vi sarebbe motivo di richiedere quell’ulteriore protezione portata dall’introduzione della clausola in statuto. Il tutto, sempre tenendo a mente che la partecipazione tramite mezzi di telecomunicazione è (al di fuori dello stato di emergenza legato alla pandemia) una mera facoltà, e non un [...]

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2.4. Conclusioni sul punto.

A mia opinione, la tesi minoritaria coglie nel vero a livello di interessi sottesi: vi è oggi sostanziale equivalenza di una partecipazione da remoto rispetto ad una fisica. Inoltre si discute qui di mera facoltatività della partecipazione da remoto. In altre parole, la partecipazione da remoto si sostanzia in una chance in più di partecipazione, ulteriore rispetto a quella in presenza a cui il socio può pur sempre far ricorso. Tuttavia, la tesi in oggetto si scontra con un dato letterale difficilmente superabile (“lo statuto può consentire l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione”) e risulta quindi, a mio avviso, non accoglibile [32]. Il che equivale a dire che, ad oggi, l’intervento in assemblea mediante ricorso alla telecomunicazione è (tuttora) consentito solo in caso di previsione dello statuto [33]. In ultima analisi, nel 2003 [34] la previsione codicistica così introdotta sembrava rispondere alle esigenze delle società, in quanto sanciva espressamente quell’intervento da remoto, che in precedenza era ammesso solo in via interpretativa e non del tutto pacifica. Oggi, tuttavia, la previsione normativa risulta inadeguata all’evoluzione tecnologica – enorme – avvenuta negli ultimi 20 anni. Si pensi, ad esempio, al fatto che nel 2003 i cellulari erano sì ormai diffusi, ma non si effettuavano videochiamate [35]; più in generale, i cellulari non avevano ancora attuato la trasformazione in smartphone (di fatto, un piccolo computer tascabile). Si comprende, quindi, come all’epoca il Legislatore avesse sì ritenuto di legittimare il fenomeno, ma affidandone l’introduzione alla scelta dei soci. Non si trattava di un “sistema per tutti” e pertanto si voleva che ogni compagine sociale, consapevole delle sue composizione ed esigenze, potesse valutare se e come servirsene. Il suddetto dato letterale, ad oggi rimasto immutato, è quindi troppo restrittivo. Sicché, de jure condendo, è opportuno [36] che il Legislatore adegui a breve il dettato normativo, ad esempio sostituendo l’attuale testo normativo con il seguente: “è consentito l’intervento all’assemblea, ad opera di uno, più o tutti i partecipanti, presidente e verbalizzante inclusi, mediante mezzi di telecomunicazione” [37].

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3. Il ricorso agli strumenti di telecomunicazione e le deroghe alla collegialità?

La locuzione utilizzata dal Legislatore, “intervento mediante mezzi di telecomunicazione” [38], non coincide con l’espressione “teleconferenza” [39]. In effetti, a livello tecnologico (analisi degli strumenti elettronici oggi disponibili) e letterale (analisi dei sostantivi usati dal Legislatore nel capoverso in commento del codice civile) si evince come la teleconferenza – intesa come collegamento audio/video – sia solo uno degli strumenti di telecomunicazione cui si può fare ricorso. Vige cioè un rapporto da genus (strumenti di telecomunicazione) a species (teleconferenza). A sua volta, la sola teleconferenza, garantendo la partecipazione bidirezionale audio e video, appare come lo strumento tecnologico volto a consentire una partecipazione attiva e passiva che, davvero, equipara [40] la partecipazione da remoto a quella in presenza. Viene quindi naturale chiedersi se nelle società di capitali sia consentito solo il ricorso alla collegialità piena garantita dalla teleconferenza o se invece si possano organizzare le decisioni sociali diversamente. Resta inteso che ogni forma di deroga alla collegialità, se ed in quanto ammissibile, dovrebbe comunque passare dalla preventiva previsione statutaria derogatrice in tal senso [41].

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3.1 …l’assemblea in teleconferenza a collegialità attenuata nella spa.

Guardando alle previsioni normative può osservarsi come il Legislatore stesso abbia introdotto delle deroghe alla collegialità piena. La disciplina delle spa prevede infatti la possibilità generalizzata di voto per corrispondenza o in via elettronica. Dal che consegue che il Legislatore [42] stesso diversifica tra: a) intervento in assemblea: che può avvenire sia in presenza, sia mediante mezzi di telecomunicazione, ma comunque configura sempre una qualche forma di (potenziale) partecipazione del socio al dibattito; b) e mera espressione del [solo, NdA] voto (per corrispondenza o in via elettronica): che invece esclude o limita la partecipazione del socio al dibattito, fino a lasciar sussistere un suo coinvolgimento nella sola fase dell’espres­sione del voto. Tale esclusione del socio dal dibattito accade tramite il previo voto per corrispondenza o tramite il voto in via elettronica così configurato[43]; mentre la mera limitazione avviene tramite il voto in via elettronica, unito ad una forma di trasmissione dei lavori assembleari[44]. La diversificazione normativa di cui sopra costituisce essa stessa un punto di arrivo, in quanto: a) prima, la riforma del diritto societario del 2003 ha esteso la possibilità del voto per corrispondenza a tutte le spa, aperte o chiuse che siano. In precedenza, invece, tale possibilità era prevista per la sola spa “apertissima” e cioè quotata[45]; b) poi, l’art. 1 del d.lgs. 27 gennaio 2010, n. 27 ha ulteriormente esteso, introducendo la possibilità del voto in via elettronica[46]. Avendo quindi il Legislatore, tramite il ricorso alla mera espressione del voto, introdotto una generalizzata forma di assenza di collegialità, si è posto il dubbio del se lo strumento di telecomunicazione consenta anche un’assemblea a collegialità attenuata. Si tratterebbe in effetti pur sempre, e solo, di un minus rispetto alla assenza di collegialità. Esempi di tale forma partecipativa, ove ammissibile, sarebbero: a) il socio che segue l’assemblea con partecipazione solo passiva (si pensi a un’assemblea trasmessa in streaming e quindi senza poter prendere la parola da remoto) e con suo successivo intervento esclusivamente per esprimere il voto[47]; b) oppure il socio che segue l’assemblea e può sì intervenire attivamente, ma in forma non verbale (si pensi a una chat o [...]

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3.2. …l’assemblea in teleconferenza a collegialità attenuata nella srl.

Per le srl il discorso non si pone in forma identica rispetto alle spa. In effetti, non solo manca la previsione del possibile ricorso agli strumenti di telecomunicazione [54], ma anche quella del ricorso al voto per corrispondenza o in via elettronica. Manca insomma una previsione generalizzata di espressione del consenso in assenza di collegialità. Piuttosto, il Legislatore della srl ha ritenuto di inserire un sistema diverso e cioè la possibilità che l’atto costitutivo/statuto prevedano che le decisioni dei soci siano adottate mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto [55]: sistemi che, entrambi, derogano a quella contestualità di tempo e possibilità di interazione reciproca, che costituiscono l’essenza della collegialità piena. A differenza di quanto previsto dal Legislatore per la spa, tuttavia, tali forme di espressione del consenso non sono previste in via generalizzata, restandone precluso il ricorso per tutta una serie di ipotesi, la più importante delle quali è l’adozione di modifiche statutarie [56]. Scelta legislativa che si giustificherebbe con la diversa tipologia di compagine sociale presente nella srl rispetto alla spa (essendo tendenzialmente [57], quella della srl, più ristretta e stabile). Ne consegue che per la srl l’ammissibilità di forme di collegialità attenuata non può semplicemente essere giustificata osservando che se è ammesso il plus del voto per corrispondenza o elettronico, allora deve esserlo, in via generalizzata, anche il minus della partecipazione assembleare a collegialità attenuata. Il ragionamento, quanto alla srl, può quindi essere impostato come segue. Da un lato, per tutte le ipotesi per le quali sia ammissibile il ricorso alla consultazione scritta o al consenso espresso per iscritto deve ritenersi ammissibile anche, e a maggior ragione, un’assemblea svolta con ricorso alla collegialità, se pur attenuata. Dall’altro, per le ipotesi per le quali non sia invece ammissibile il ricorso alla consultazione scritta o al consenso espresso per iscritto, la soluzione al quesito si fa più opinabile. A mio avviso deve comunque accogliersi la soluzione permissiva. E ciò, per una molteplicità di ragioni [58]. In primo luogo, avendo a mente gli interessi protetti dalla norma. Ovverosia, la previsione del [...]

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4. La necessaria compresenza di soggetti in fase di assemblea?

L’assemblea svolta con il ricorso a mezzi di telecomunicazione consente la partecipazione da remoto. Viene allora spontaneo chiedersi chi debba, se del caso, essere fisicamente presente e chi possa, invece, partecipare in modo virtuale [61].

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4.1 … degli altri soggetti?

Nessun dubbio sul fatto che i soci possano, anche tutti, fare ricorso a mezzi di telecomunicazione. Analogamente, per i componenti dell’organo amministrativo e/o di quello di controllo.

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4.2 … di presidente e verbalizzante?

L’interrogativo si pone tuttavia per due “ruoli” essenziali all’interno dell’assemblea e precisamente per il presidente ed il verbalizzante. I dubbi nascono dal fatto che i due ruoli non portano alla mera partecipazione “per conto di sé stessi” all’assemblea, bensì ad una presenza che trascende l’operato del singolo ed intercetta quello di tutti gli altri partecipanti. Si pensi ad esempio al presidente. a) Da un lato (quello cioè dell’interlocuzione), egli, dal punto di vista quantitativo, normalmente interviene più degli altri partecipanti: dà e toglie la parola, interpella gli astanti, organizza l’ordine di trattazione degli argomenti etc. Ciò è ancora più marcato, allorché egli sia anche (come di norma è) un componente dell’organo amministrativo, anzi di solito il suo componente più di spicco: poiché in virtù di tale ruolo egli sarà anche il soggetto che fornisce dati (ad esempio illustrando le situazioni patrimoniali), spiegazioni (sulle delibere all’OdG) e previsioni (sul futuro della società). Già dal punto di vista quantitativo degli interventi, quindi, il presidente dell’assemblea ha una posizione a sé. b) Anche sotto un altro aspetto, tuttavia, il presidente mostra la peculiarità del suo ruolo. In effetti, egli svolge un compito che nessun altro svolge (con la sola eccezione del verbalizzante): ha cioè il dovere di percepire gli interventi altrui e raccoglierne il volere, per poter poi far emergere il volere collegiale dell’organo. In altre parole, è il presidente che accerta l’identità degli intervenuti, la presenza e validità delle deleghe, il voto espresso ed ogni altro accadimento assembleare (non a caso, presidente e segretario sono i soggetti che di regola firmeranno il verbale). Compito questo che differenzia anche qualitativamente l’intervento del presidente (così come del verbalizzante) da quello degli altri soggetti presenti in assemblea. Orbene, per poter adempiere alla loro (innegabile) peculiarità di ruolo, può dirsi che il presidente e il verbalizzante debbano essere, congiuntamente, presenti nel luogo di svolgimento dell’assemblea? O comunque occorre che almeno uno dei due lo sia (e, se sì, quale)? In tempo di pandemia, [...]

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5. Tecniche di verbalizzazione e sottoscrizione del verbale.

Tema distinto, ma collegato, a quello della necessaria presenza fisica, o meno, di presidente e verbalizzante in assemblea, è quello della sottoscrizione del verbale stesso.

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5.1. A legislazione ordinaria.

Il punto di partenza è costituito dall’art. 2375, primo comma, c.c., il quale statuisce che: «le deliberazioni dell’assemblea devono constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio». A ciò si aggiunge il fatto che, dalla riforma del 2003 in poi, è oramai espressamente codificato che il verbale possa anche non essere contestuale, purché redatto «senza ritardo, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione» (art. 2375, u.c., c.c.). L’interpretazione che se ne ricava è che, secondo la legislazione ordinaria, il verbale (non redatto dal notaio [80]) debba essere sottoscritto dal presidente e dal segretario. La verbalizzazione, a sua volta, potrà essere o contestuale, o differita; in entrambe le ipotesi, sottoscritta da entrambi i sopra citati soggetti, se pure in ipotesi anche in tempi e luoghi tra essi diversi. L’interpretazione di cui sopra non è invece pacificamente estesa al caso di verbalizzazione notarile. Infatti, in tale ipotesi, si confrontano due tesi: Una, secondo la quale il notaio farebbe le veci del segretario (se pure con la forza che la verbalizzazione ad opera di pubblico ufficiale imprime al verbale): ne consegue che il verbale, contestuale o differito che sia, dovrebbe essere sottoscritto sia dal presidente, sia dal notaio. Una seconda tesi [81], invece, valorizza ulteriormente il ruolo del notaio, ritenendo che la pubblica fede riconosciuta al suo atto ed i compiti attribuiti dalla legge al rogante [82], comportino una verbalizzazione per definizione cogente a livello processuale [83]. Ne conseguirebbe, che il verbale potrebbe essere sottoscritto dal solo notaio (senza cioè la sottoscrizione del presidente). Tesi, quindi, che legge la “o” del citato primo comma dell’art. 2375 c.c. «sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio» come antitesi non tra la sola sottoscrizione del segretario e quella del notaio, bensì tra quella di presidente e segretario da un lato e quella del notaio dall’altro.

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5.2. Durante la pandemia.

Nella vigenza del periodo emergenziale, si è ovviamente posto con molta forza il problema di chi dovesse (e potesse) sottoscrivere il verbale; specie, nel caso in cui tutti i partecipanti, presidente e verbalizzante inclusi, partecipassero da remoto [84]. A dire il vero il d.l. non ha espressamente affrontato il problema della verbalizzazione. Tuttavia, da un lato valorizzando la palese volontà normativa di limitare i contatti tra persone e dall’altro rifacendosi alle interpretazioni già in precedenza esposte, l’interpretazione che è emersa è la seguente. In caso di verbalizzazione non notarile, occorre la sottoscrizione di presidente e segretario. Laddove i due soggetti non siano contestualmente presenti nello stesso luogo (ad esempio, ma non solo, a causa di un’assemblea totalmente online), gli stessi potranno comunque apporre entrambi la loro firma, essendo previsto già dalla norma generale [85] che un verbale possa essere anche perfezionato [86] successivamente al termine della riunione, purché senza ritardo. Tali sottoscrizioni, peraltro, in quanto apposte su un verbale redatto per scrittura privata, non richiedono affatto la compresenza fisica di chi le appone. Sicché insomma non vi è antitesi tra esigenza di contenere il contagio e necessità della doppia sottoscrizione [87], essendo sufficiente che il verbale venga scritturato e firmato dal segretario e poi spedito, per la firma, al presidente. In caso di verbalizzazione notarile, la stessa potrà essere firmata dal solo notaio [88]. Il notaio potrà sia redigere un verbale contestuale, sia uno differito, senza che la scelta tra tali due modalità sia influenzata dallo svolgimento della assemblea in presenza o con mezzi di telecomunicazione. A quanto sopra non costituisce realmente, a mio avviso, tesi contraria l’opinione secondo la quale il verbale, in certe ipotesi, sarebbe redatto in modalità differita [89]. L’opinione in oggetto infatti, riferita alla legislazione ordinaria e non a quella emergenziale (più agevolativa [90]), afferma quanto segue. Da un lato: (in ottica agevolativa) si premura di affermare come – pur in assenza della legislazione emergenziale ed anzi pur in presenza di clausole statutarie che impongano la compresenza di presidente e segretario nello stesso luogo – sia comunque sempre possibile [...]

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NOTE

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